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中小企如何建立易於管理的檔案系統?

一間企業有不少業務文件要設計與建立,如果一開始創業,沒有建立易於管理的檔案系統,將來業務擴大,不同部門的同事處理文件時便會越來越不便,間接令工作量上升。 最近為公司作檔案的列表與分類,整理了一系列關於檔案和文件(以下統稱為「檔案」)的分類及排列邏輯。管理檔案的admin同事們可參考:

① 命名一致 首先,檔案命名這一步驟先於檔案分類及排列。即使分類排列方法未如理想,命名清晰的話,亦能縮短搜尋檔案時花費的時間。 命名時有以下幾點需要事先決定,然後貫徹始終: ▌英式英文還是美式英文? ▌除了專有名詞,一般眾數名詞之後選擇有「s」還是去「s」? ▌如果檔案名稱有2個或以上的名字,例如「項目名」與「日期」,兩者之間取用什麼符號分隔?

等等 ② 檔案唯一 同一件事項,在配合業務需求及管理需求的前提下,保持其檔案的唯一性。不複製多個副本,改以開放權限的方法,讓不同部門的同事傳閱或修改。 保持孤本的好處是,只要改變權限,便可配合公司擴充或部門分工的改變。 ③ 分層以「7」為限 根據心理學對Short Term Memory的研究,人腦短期記憶的項目是7+/-2,即5-9個items。9層已經是短期記憶的極限了。 檔案系統中的分類層次,建議不多於「7」層。對於不經常開啟檔案的同事、健忘的同事、新入職或Interns同事,在瀏覽檔案時,便可省卻不斷忘記、不斷翻看org chart、不斷搜尋的時間。

除了擴充前的中小企,可以趁機檢視檔案分類,大型企業亦有需求。大型企業的檔案數量可以十分驚人,甚至會租用商厦整間office儲存檔案。如果企業做到以下步驟,必定能節省儲存成本。 ④ 數碼化 數碼化不單是把紙本scan去電腦。如果企業有資源的話,可以設計一套符合業務流程的檔案管理系統,令日後導入、修改、輸出檔案更加便利。老闆們可以與員工討論,如何令系統的UI/UX更合乎同事的使用習慣。例如,系統介面中的每層檔案以列表形式還是以樹狀圖形式表達?已修改文件又會以什麼形式顯示?等等 ⑤ 設立檔案丟棄期限 大型企業可能已成立數十年,甚至百年歷史。如果檔案只存不銷,數目便會與日俱增,逐漸成為企業的負擔。 其實,企業檔案與個人文件的管理,其中一個相似之處,就是汰舊換新。企業不但可以替財務文件設定符合法定期限的丟棄期限,其他不同性質的文件也可以設定丟棄期限,而限期可以是同事離職若干日數後(人事文件)、項目完結的若干日數後(項目文件)等。 ⑥ 項目為本,化繁為簡 大企業經過年月洗禮,架構可能已經歷幾朝改革。改革後,如果未及時處理檔案從屬,便會衍生出權責不清,檔案混亂的問題。 因此,除了在命名檔案時清晰說明項目及事件,亦要避免以部門或同事的職位或人名作為檔案資料夾或檔案的名稱。 建議以「項目或事件(Subject) — 文件性質(file nature )」作為檔案系統架構。 舉例: 公司活動(subject) — 周年晚宴(subject) — 食物安排(subject) — 單據(file nature) 一旦以負責同事命名,一來權責可能改變,二來會導致搜尋困難。 ⑦ 去除打亂排列邏輯的命名問題 「整理」的意思是使之有序,要檔案有邏輯排序,須從最核心、最簡單的命名檔案開始。一旦排序被打亂,檔案便會難管理。 日期方面,建議以「年」- 「月」 - 「日」的順序作命名,否則會打亂時序。 另外,如果一個時段內有若干檔案要開啟,建議先估算檔案總數是數位。是萬位、千位、還是百位?估算後,在數目前加適當的零,以達致數位一致。 若不希望一串數字命名,眼花撩亂的話,也可以英文字母為首,代表年份。細心的朋友或許發現,部份化妝品和香水品牌亦使用這個做法。 ⑧ 兼容性 收納用品需要具備兼容性,檔案管理系統亦一樣。 企業在分類文件時,要考慮同事如何使用。以申請「員工八達通」和「拍卡證件」等公司證件為例,處理證件的同事,究竟循個別證件分類,還是以員工身份分類,在日常工作比較便利? 如果兩類分類方法都需要,按不同情況而定的話,那麼檔案管理系統的兼容性便尤其重要。 就家用軟件而言,現時有些電腦軟件已經支援多重分類,以Notion為例,可以依據需求,瀏覽檔案時,改變表格的顯示模式。企業亦可選擇購買或開發有類似功能的系統。 ⑨ 整體利益為先 以上種種原則,以「有利企業整體利益」為前提的。一旦「整體利益」與「易管理」的原則有衝突時,以前者為先。 此外,各行各業有不同的運作模式及工作流程。在此分享的,只能是初階的分類及排列通用原則。如果有針對業務的檔案整理疑問,歡迎個別查詢。

各位老闆,在擴大業務前或改變公司架構前,可以參考以上改善檔案系統的方法,檢視檔案的完整性、一致性以及分類邏輯是否符合業務需要及易於管理👍 如有整理上的疑問,亦可尋求專人諮詢。

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