【家居整理指南】實體文件

已更新：2021年1月15日

之前的「3招告別混亂桌面」聊過如何整理電腦上面的文件，這次我們就聊聊如何處理實體文件吧。

處理實體文件這一環應該困擾不少人。從家庭賬單、私人公司文件、銀行信件、邀請函、報紙宣傳單張、購物單據……每天一點一點的累積，各樣文件紙品最後便堆積如山，應該怎麽才能有效的分類整理？

首先，你需要的文件未必如你想像的那麼多。

問完以上問題之後，篩選剩下來的必需文件就可以作分類了。

【文件大分類與小分類】

文件林林總總，在這裏，我們可以先作大分類、再來小分類，簡化整理程序。我們説的大分類，是以你對文件的行動時效劃分的，分別是：

「活躍文件」是指只要短期内處理完畢就可以捨棄的文件。例如賬單和邀請函，在你入賬和記錄在案之後，就可以立即捨棄了。

「參考文件」是指會不時拿出來參考的文件。例如是報稅用的文件和行程表。

而「備存文件」是需要長期、甚至永久保留，但不會定期拿出來翻閱的文件，例如出生證明、學歷、合約、租契等。

做好大分類後，就可以採購適當的收納用品儲存了。

「活躍文件」的小分類

文件除了可以以它們的本質分類（例如財務一類、房屋相關一類等）、還可以以時間軸和動作分類。

以處理動作劃分

處理動作包括「繳付」、「回覆」、「使用」等。這樣分類的好處是直觀，你拿起文件夾就知道如何處理。但如果待辦事項太多太頻密，而你又對時間不太敏感的話，你有可能錯過due date。所以，最好定時檢查，或者拿出未來一週要處理的緊急文件另外儲存，提醒自己。

以處理時間劃分

準備若干文件夾，並以月份和週劃分。每一個文件夾都裝下每週及未來數月必須處理的文件。定期檢視，就不會錯過到期日。

選擇適合你的習慣及文件數量的分類方法即可。無論以何種方法分類，最重要的是，你要明白盡快清空文件夾內的「活躍文件」為目標。

由於我的文件比較少，都已上面的簡單文件夾作收納。由於這種文件夾可放置的紙張數量有限（大概30張），所以可以迫自己避免囤積過多及盡快清空。

「參考文件」的小分類

參考文件就是那些需要保存並定期拿出來翻閱的文件。建議以相關活動重要性作劃分。例：緊急聯絡資訊>學校通訊>外賣餐單。緊急時需要最快拿取以及最常拿出來的文件，便放在最前面、順手的位置。

建立「參考資料夾」

若參考文件不常改動，可以揭頁式文件夾作分類：如果參考文件會常用的或需不時更新/更改，便用2孔活頁文件夾或帶夾的文件板儲存，然後掛在牆面或放在其他當眼處。

要注意的是，無論是以何種收納工具儲存文件，也必須以個人為單位，每人一份。家庭共用資料的話，再另外分一份。

「備存文件」的小分類

學歷文件、聘書、醫療記錄、稅務、合約、租契、法庭文件等重要文件，建議用揭頁式文件夾儲存。再以「身份證明」、「資歷證明」、「財務證明」等分類。

另外，由於文件十分重要，除了實體一份，亦建議備留電子備份。

相比起分類，其實日常立即處理文件更加重要。日常收到的文件，例如信件、傳單等等，一入屋便要把他們集中起來，以免在家中到處流散。即使很忙，也可以把它們先放在暫存文件盒/in tray中。待有空時，再依上述方法分類和處理。可以立刻處理的文件，馬上碎一碎。

源頭減紙

除了做好文件分類，最有效減少實體文件不斷湧入的方法是源頭減紙。以下有幾項建議：

盡量實行數碼化，例如申請電子賬單、訂閱電子版本的雜誌，善用電子器材
向郵局申請「不收取通函」標貼，避免接收宣傳品（https://www.hongkongpost.hk/tc/about_us/tips/unaddressed_circular/index.html）
不要在街上或店舖內隨便拿取宣傳單張和產品目錄
善用應用程式：Goodnotes是我整理文件的好夥伴，現時我的大部份參考文件一到手，都被我scan到GoodNotes上，搜尋起來亦容易。

希望幫到大家。整理快樂！

相片：自己影、無印良品

最新文章