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【家居整理指南】實體文件

已更新:2021年1月15日

之前的「3招告別混亂桌面」聊過如何整理電腦上面的文件,這次我們就聊聊如何處理實體文件吧。


處理實體文件這一環應該困擾不少人。從家庭賬單、私人公司文件、銀行信件、邀請函、報紙宣傳單張、購物單據……每天一點一點的累積,各樣文件紙品最後便堆積如山,應該怎麽才能有效的分類整理?


首先,你需要的文件未必如你想像的那麼多。

  • 是否已有更加新的版本?

  • 文件上的資訊是否有非實體形式、是否可以在網上搜尋到?

  • 沒有它的話的最壞情況?

  • 留起來是否因為還沒有跟進?

問完以上問題之後,篩選剩下來的必需文件就可以作分類了。


【文件大分類與小分類】


文件林林總總,在這裏,我們可以先作大分類、再來小分類,簡化整理程序。我們説的大分類,是以你對文件的行動時效劃分的,分別是:

  • Active - 活躍文件

  • Reference - 參考文件

  • Archive - 備存文件


「活躍文件」是指只要短期内處理完畢就可以捨棄的文件。例如賬單和邀請函,在你入賬和記錄在案之後,就可以立即捨棄了。


「參考文件」是指會不時拿出來參考的文件。例如是報稅用的文件和行程表。


「備存文件」需要長期、甚至永久保留,但不會定期拿出來翻閱的文件,例如出生證明、學歷、合約、租契等。


做好大分類後,就可以採購適當的收納用品儲存了。



「活躍文件」的小分類


文件除了可以以它們的本質分類(例如財務一類、房屋相關一類等)、還可以以時間軸和動作分類。


以處理動作劃分


處理動作包括「繳付」、「回覆」、「使用」等。這樣分類的好處是直觀,你拿起文件夾就知道如何處理。但如果待辦事項太多太頻密,而你又對時間不太敏感的話,你有可能錯過due date。所以,最好定時檢查,或者拿出未來一週要處理的緊急文件另外儲存,提醒自己。


以處理時間劃分


準備若干文件夾,並以月份和週劃分。每一個文件夾都裝下每週及未來數月必須處理的文件。定期檢視,就不會錯過到期日。


選擇適合你的習慣及文件數量的分類方法即可。無論以何種方法分類,最重要的是,你要明白盡快清空文件夾內的「活躍文件」為目標。



由於我的文件比較少,都已上面的簡單文件夾作收納。由於這種文件夾可放置的紙張數量有限(大概30張),所以可以迫自己避免囤積過多及盡快清空。


「參考文件」的小分類


參考文件就是那些需要保存並定期拿出來翻閱的文件。建議以相關活動重要性作劃分。例:緊急聯絡資訊>學校通訊>外賣餐單。緊急時需要最快拿取以及最常拿出來的文件,便放在最前面、順手的位置。


建立「參考資料夾」


若參考文件不常改動,可以揭頁式文件夾作分類:如果參考文件會常用的或需不時更新/更改,便用2孔活頁文件夾或帶夾的文件板儲存,然後掛在牆面或放在其他當眼處。



要注意的是,無論是以何種收納工具儲存文件,也必須以個人為單位,每人一份。家庭共用資料的話,再另外分一份。


「備存文件」的小分類


學歷文件、聘書、醫療記錄、稅務、合約、租契、法庭文件等重要文件,建議用揭頁式文件夾儲存。再以「身份證明」、「資歷證明」、「財務證明」等分類。


另外,由於文件十分重要,除了實體一份,亦建議備留電子備份。


相比起分類,其實日常立即處理文件更加重要。日常收到的文件,例如信件、傳單等等,一入屋便要把他們集中起來,以免在家中到處流散。即使很忙,也可以把它們先放在暫存文件盒/in tray中。待有空時,再依上述方法分類和處理。可以立刻處理的文件,馬上碎一碎。





源頭減紙


除了做好文件分類,最有效減少實體文件不斷湧入的方法是源頭減紙。以下有幾項建議:

  1. 盡量實行數碼化,例如申請電子賬單、訂閱電子版本的雜誌,善用電子器材

  2. 向郵局申請「不收取通函」標貼,避免接收宣傳品(https://www.hongkongpost.hk/tc/about_us/tips/unaddressed_circular/index.html

  3. 不要在街上或店舖內隨便拿取宣傳單張和產品目錄

  4. 善用應用程式:Goodnotes是我整理文件的好夥伴,現時我的大部份參考文件一到手,都被我scan到GoodNotes上,搜尋起來亦容易。


希望幫到大家。整理快樂!



相片:自己影、無印良品



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